Referat af ordinær generalforsamling

i Foreningen VORES KVARTER torsdag den 29. marts 2007 kl. 19.30.

Punkt 1:
Valg af dirigent og referent
Chresten Knudsen (CK) bød som foreningens formand velkommen til generalforsamlingen, og foreslog Morten Grejsler som dirigent. Morten Grejsler blev valgt og konstaterede at general-forsamlingen var lovlig.
Herefter blev Frank Sparholt (FS) valgt til referent.

Punkt 2:
Aflæggelse af beretning og godkendelse heraf
CK indledte sin beretning med at han gerne havde set at der var flere medlemmer mødt frem (tilstede var tre bestyrelsesmedlemmer, fem medlemmer og dirigenten).
CK præsenterede sig selv og orienterede om, at han var blevet valgt til formand på ekstraordinær generalforsamling den 26. september 2006. Denne generalforsamling er den første ordinære generalforsamling i foreningen, idet der var blevet afholdt stiftende generalforsamling den 27. april 2006.
Der har været turbulens i bestyrelsen idet bestyrelsesmedlemmerne Niels Schultz (næstformand) og Karin Larsen (sekretær) valgte at forlade bestyrelsen i utide. Samtidig ønskede/kunne igen af de to valgte suppleanter til bestyrelsen indtræde i bestyrelsen. Bestyrelsen har derfor bestået af CK som formand, FS som kasserer og Susanne Rønne som pr og marketing.
Bestyrelsen besluttede at køre videre med tre bestyrelsesmedlemmer frem til denne generalforsamling. Baggrunden herfor var at bestyrelsen er beslutningsdygtig når der er tre bestyrelsesmedlemmer tilstede. De tre tilbageværende bestyrelsesmedlemmer har så fordelt Niels Schultz og Karin Larsens opgaver imellem sig.
Foreningens aktiviteter blev besluttet på brainstorm på biblioteket den 9. august 2006. Resultatet heraf kom med på foreningens aktivitetskalender, som er husstandsomdelt i VORES KVARTER.
Den 19. august blev der afholdt italiensk aften i Esehaven. Der var 72 deltagere i dette arrangement. Formanden foreslog afholdes et lignende arrangement.
13. oktober deltog vi i talenternes nat i samarbejde med De Studerendes Hus. Et godt og velbesøgt arrangement, hvor man bl.a. kunne oplevede sminkede børn.
Vi afholdt julemarked i Metodistkirken den 22. november hvor der blev lavet juledekorationer i stor stil.
18. januar havde vi besøg af kunstneren August Kruse, der fortalte om kunstforståelse.
Den 22. februar afholdt vi Bankospil på Danmarksgade Skole.
Det stod på ølsmagning den 7. marts 2007, under kyndig ledelse af Poul Arent.
CK ønsker at der vil komme flere medlemmer til de kommende arrangementer, og at nuværende medlemmer vil være med til at udbrede kendskabet til foreningen til en bredere befolkning i kvarteret.
SBS Byfornyelse er ikke længere sparringspartner/støtte for bestyrelsen. Bestyrelsen holder løbende møder med Esbjerg kommune. Der er bl.a. blevet udarbejdet en handlingsplan der ligger på foreningens hjemmeside.
Mindede også forsamlingen om åbent hus arrangementerne den sidste tirsdag i hver måned.
Orienterede om at vi har nedsat en PR gruppe.
Afsluttede sin beretning med at rose den ændrede indretning/udsmykning der er sket af VORES LOKALER. Det var sket på opfordring fra Carla og udført at Rita, Birgit og Susanne.
Formandens beretning blev godkendt.

Punkt 3:
Fremlæggelse af regnskab og godkendelse heraf
FS gennemgik regnskabet for 2006. Indledningsvis oplyste han, at regnskabet er revideret af Concept Revision. Eneste bemærkning i revisionsprotokollat er, at der ikke er sket gennemgang af forsikringsforhold.
Foreningen har omsat for i alt 99.987 kr. Der har været kontingent indtægter på 10.260 kr. hvoraf de 3.540 kr. vedr. 2007, hvorfor der er indtægtsført kontingent på i alt 6.720 kr. Indtægter fra afholdte arrangementer er på 4.666 kr. Øvrige indtægter er på 1.719 kr.
Esbjerg kommune har ydet et tilskud på 88.881 kr.
I forbindelse med arrangementer har de største poster vedr. ekstraordinær generalforsamling (25.486 kr.) og italiensk aften i Esehaven (17.462 kr.)
Bestyrelsen har haft driftsudgifter på 26.187 kr. De væsentligste poster er trykning om omdeling af brochure om Foreningen (7.071 kr.) og forsikringer, der også vedr. VORES LOKALER (6.255 kr.)
Foreningens første år har givet et overskud på 13.111 kr.
Regnskabet blev godkendt.

Punkt 4:
Behandling af indkomne forslag
Indkommet forslag nr. 1 fra bestyrelsen:
Endelig vedtagelse af forslag om ændring af vedtægternes § 22.

Nuværende § 22:
”Kontingent betales i januar i henhold til generalforsamlingens beslutning i marts måned det forudgående år.”
Foreslås ændret til:
”Kontingent betales for et år ad gangen i henhold til generalforsamlingens beslutning i marts måned. Medlemsperioden er fra tidspunktet for kontingentets betaling og 12 måneder frem.”
FS fremlagde forslaget til vedtægtsændring, og henviste til debat på den ekstraordinære generalforsamling den 26. september 2006.
Vedtægtsændring blev endeligt vedtaget.

Indkommet forslag nr. 2 fra bestyrelsen:
Nuværende § 4:
”Foreningen varetager Vores Kvarters interesser udadtil og igangsætter, støtter og koordinerer aktiviteter, der støtter det sociale og kulturelle liv i kvarteret.”
Foreslås ændret til:
”§ 4, stk. 1. Foreningen varetager Vores Kvarters interesser udadtil og igangsætter, støtter og koordinerer aktiviteter, der støtter det sociale og kulturelle liv i kvarteret.
Stk. 2. Foreningen tilbyder frivilligt folke¬op¬lysende foreningsarbejde efter folkeoplysnings¬loven.
Stk. 3. Foreningens virksomhed er almennyttig og åben for enhver, som tilslutter sig forening¬ens formål.”
FS fremlagde forslaget til vedtægtsændring, og forklarede at baggrunden herfor er at få justeret vedtægterne så foreningen også formelt opfylder betingelserne i folkeoplysningsloven så vi er berettiget til at få anvist lokaler af Esbjerg kommune/modtage lokaletilskud efter den 31. december 2007.
Vedtægtsændring blev vedtaget. Skal vedtages på endnu en generalforsamling for at være endeligt vedtaget.

Punkt 5:
Fremlæggelse af budget for det kommende år
FS kom med en generel redegørelse om hvorledes foreningens økonomi er skruet sammen.
FS forklarede at foreningens økonomiske situation vil være markant anderledes efter den 31. december 2007, idet vi herefter ikke længere kan modtage støtte fra Esbjerg Kommune som en del af programmet for Torvegadekvarteret. Dette program slutter ultimo 2007. Derfor har vi udarbejdet en handlingsplan, som skal sikre at vi kan klare os uden denne støtte efter 2007. Konkret indebærer den manglende støtte at vi forventer at må give afkald på at have lokaler i Englandsgade 45, og at de arrangementer vi står for skal hænge økonomisk sammen i sig selv.
Det er vores håb at vi kan finde indtægter til at drive vores hjemmeside videre, og få stillet lokaler til rådighed af Kommunen i fremtiden.
Udgifterne til vores nuværende lokaler er i øjeblikket på ca. 50.000 kr. om året når der medregnes udgifter til husleje, strøm, forsikringer mv.
Der blev spurgt til størrelsen af vores forsikringsudgifter og nødvendigheden heraf. Hertil blev det svaret at det fremgik at vedtægterne hvilke forsikringer vil skulle tegne for at opfylde vedtægterne, og at der desuden var forsikringer i forbindelse med VORES LOKALER.

Punkt 6:
Fastlæggelse af kontingent for det kommende år
Bestyrelsen foreslog kontingent på 120 kr. pr. år.
Blev vedtaget.

Punkt 7:
Valg af to bestyrelsesmedlemmer for 2 år og et bestyrelsesmedlem for 1 år
Frank Sparholt meddelte at han var klar til at tage et år mere i bestyrelsen. Idet der ikke var andre kandidater blev han valgt til bestyrelsen for 1 år.
Dirigenten konstaterede at bestyrelsen manglede to medlemmer for at være i overensstemmelse med vedtægterne, hvorfor bestyrelsen blev pålagt at afholde ekstraordinær generalforsamling, hvor der skal vælges to bestyrelsesmedlemmer for 2 år.
Kan der ikke vælges to bestyrelsesmedlemmer på en ekstraordinær generalforsamling, må den nuværende bestyrelse tage konsekvensen heraf. Der bør igangsættes en nærmere undersøgelse af hvilke muligheder der så foreligger, herunder evt. opløsning af forening, idet man ikke kan have en bestyrelse, der permanent ikke opfylder egne vedtægter.

Punkt 8:
Valg af to beboersuppleanter til bestyrelsen
Idet der ikke kunne vælges de nødvendige bestyrelsesmedlemmer udgik dette punkt.
Bestyrelsen blev pålagt at afholde ekstraordinær generalforsamling, hvor der skal vælges to suppleanter til bestyrelsen.

Punkt 9:
Valg af revisor
Bestyrelsen foreslog at ny revisor skulle værre Revisionsfirmaet Flemming Andersen i Tordenskjoldsgade.
Det blev spurgt til om det var nødvendigt at have en registreret revisor som revisor. Dette var vores opfattelse på grund det tilskud vi modtager fra Esbjerg kommune.
Revisionsfirmaet Flemming Andersen i blev valgt til revisor for foreningen.

Punkt 10:
Eventuelt
Susanne Rønne (SR) nævnte at vi havde fået to erhvervsmedlemmer: Cafe Industrien og Apels vinstue, som begge yder rabat til foreningens medlemmer. Desuden har PR gruppen kontakt til 20 virksomheder der muligvis også ønsker at indgå erhvervsmedlemskab med foreningen.
SR præsenterede desuden Foreningens, PR gruppe, foldere, egen vin og kuglepenne.
SR orienterede også om reaktioner fra borgere der bor omkring multibanen ved De Studerendes Hus, og præciserede at Foreningen VORES KVARTER ikke har noget ansvar i denne forbindelse. Foreningen har forsøgt at tage kontakte til Esbjerg Kommune/Politiet.
Desuden orienterede SR om at vi var blevet hørt af Esbjerg Kommune i forbindelse med forlag om ændring af krydset Nørregade/Kirkegade. Forslaget var blevet offentliggjort på vores hjemmeside og vores medlemmer opfordret til at give deres mening til kende. Efterfølgende debat viste at det tilsyneladende var tale om et gammelt forslag som man havde taget frem igen, og der var ingen, der kunne se indvendinger mod de foreslåede ændringer.
Reni Hatting meddelte at hun ikke længere ønskede at være koordinator for aktivitetsgruppen. Hun ville gerne informere medlemmerne i gruppen herom. CK meddelte, at hun ville blive kontaktet af bestyrelsen, når vi har vurderet hvordan vi ønsker at få gang i aktivitetsgruppen igen. Reni meddelte, at gerne vil hjælpe i forbindelse med et nyt arrangement i Esehaven (som den italienske aften).
Herefter var det diskussion om arrangement burde være i forbindelse med Festugen eller ej. SR meddelte at Festugen gerne så arrangementet i festugen. FS mente, at så burde Festugen være med til at betale for arrangementet.
Der blev spurgt til om vi ikke kunne få bedre pressedækning af det der sker i VORES KVARTER. SR henviste til at der havde været meget omtale af VORES KVARTER i aviser.
Bestyrelsen blev gjort bekendt med at der var en række mangler ved projekter, der var en del af VORES KVARTER tiltag:
- Der manglede nye kæder i basketkurvene på multibanen.
- Legeplads ved Danmarksgade skole er aldrig malet færdig.
- Ønske om låge indtil legeplads i H.C. Ørsteds Gade for at undgå hundes efterladenskaber.
Generalforsamlingen sluttede kl. 21.30.

Frank Sparholt, referent.

Kiva Grafisk